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Organisation de la gestion physique et électronique de vos documents : archivage
Communication institutionnelle, prise de parole, secrétariat de direction, bureautique et archivage.
Objectifs de la formation
Situer organisation de la gestion physique et électronique de vos documents dans son cadre institutionnel, juridique et méthodologique.
Maîtriser méthodes et outils et les outils qui s'y rattachent.
Appliquer la démarche à des cas issus du contexte professionnel des participants.
Produire les livrables attendus et sécuriser les points de blocage les plus fréquents.
Établir un plan d'action applicable dès le retour en poste.
Compétences acquises
Analyser une situation au regard de fondamentaux et posture professionnelle.
Mettre en œuvre méthodes et outils.
Utiliser mise en situation et cas pratiques de façon autonome.
Organiser organisation durable et suivi et en rendre compte devant les instances.
Public concerné
Assistantes et assistants de direction
Secrétaires de direction et de la haute administration
Responsables de la communication institutionnelle
Gestionnaires souhaitant renforcer leur efficacité personnelle
Prérequis
Une expérience professionnelle dans le domaine concerné est recommandée. Aucun prérequis académique particulier n'est exigé : la formation est conçue pour des praticiens en poste.
Programme
01Fondamentaux et posture professionnelle
Définitions, périmètre et enjeux : organisation de la gestion physique et électronique de vos documents.
Cadre juridique, normatif et institutionnel applicable.
Acteurs, rôles et responsabilités.
Atelier d'ouverture : diagnostic partagé de la situation des participants.
02Méthodes et outils
Méthodologie de référence, étape par étape.
Outils, supports et modèles de travail.
Points de vigilance et erreurs fréquemment observées.
Atelier : application à un cas apporté par les participants.
03Mise en situation et cas pratiques
Mise en œuvre opérationnelle et séquencement.
Articulation avec les autres processus de l'organisation.
Traitement des situations complexes et arbitrages.
Atelier : production d'un livrable intermédiaire.
04Organisation durable et suivi
Indicateurs, contrôle et dispositifs de suivi.
Reporting et communication aux instances de décision.
Capitalisation et amélioration continue.
Élaboration du plan d'action individuel de retour en poste.
Le programme est ajusté au contexte et aux cas apportés par les
participants. Le déroulé définitif vous est confirmé avant le démarrage de la session.
Méthode pédagogique et supports
La formation alterne apports méthodologiques, ateliers d'application et travail sur
les cas apportés par les participants. Chaque module se conclut par la production d'un
livrable exploitable en situation professionnelle.
Les participants reçoivent l'ensemble des supports pédagogiques, les modèles de
documents utilisés pendant la session et une attestation de participation nominative.
Questions fréquentes
Cette formation est-elle disponible en intra-entreprise ?
Oui. L'ensemble du catalogue CCMESD peut être déployé en intra, dans vos locaux ou à distance, avec une adaptation du programme à votre contexte, à vos procédures et à vos données. Une demande de devis suffit à engager le cadrage.
Quelle est la durée et le rythme de la session ?
La session se déroule sur 2 semaines. Le programme alterne apports méthodologiques, ateliers d'application et travail sur les cas apportés par les participants.
Faut-il des prérequis pour s'inscrire ?
Une expérience professionnelle dans le domaine concerné est recommandée. Aucun prérequis académique particulier n'est exigé : la formation est conçue pour des praticiens en poste.
Une attestation est-elle délivrée ?
Une attestation de participation nominative est remise à l'issue de la session, ainsi que l'ensemble des supports pédagogiques et des outils utilisés.
Le tarif comprend-il l'hébergement ?
Deux options sont proposées au moment de l'inscription : l'option A, sans logement, et l'option B, avec logement et petit déjeuner. Les repas du midi et du soir ainsi que les frais accessoires ne sont pas compris dans l'option B.
